Politique d'impression : optimisons vos coûts

Pour une politique d'impression efficace

Peu importe la taille de votre entreprise, la mise en place d'une politique d'impression est un atout majeur sur la gestion de votre budget.

Malgré la « digitalisation » des entreprises, l’impression de documents reste incontournable, y compris en mobilité.

Les équipements multifonctions (copieur, scanner…) ont ouvert de nouveaux services - certains pouvant être « managés ». À la clé, des économies et des pratiques éco-responsables. Une politique d’impression a pour but de faire des économies sur le long terme, de renforcer la sécurité de vos documents et de sensibiliser vos collaborateurs à des pratiques plus responsables.

Le saviez-vous ?

Le budget d’impression peut représenter jusqu’à 5% du chiffre d’affaires d'une entreprise.

Les employés d'une PME peuvent imprimer chacun entre 1 000 et 12 000 pages par an.

25% des documents imprimés sont jetés dans les 5 minutes suivant leur impression.

4 axes d'une politique d'impression optimisée

Si la maîtrise des coûts vient d’emblée à l’esprit, une politique d’impression est également utile pour réduire l’impact environnemental ou encore améliorer la sécurité de son entreprise, tout en tenant compte de la productivité et de la satisfaction des collaborateurs.

Productivité et satisfaction des utilisateurs

Que voulez-vous pour votre entreprise ? Voulez-vous que les utilisateurs aient accès à l’ensemble des fonctions, sur tous les systèmes d’impression, de sorte qu’il n’existe aucun frein à leur productivité ? Ou bien, certains utilisateurs ne doivent avoir accès qu'à certaines fonctionnalités ? Un audit d’impression sera mis en place par nos équipes pour comprendre les usages en matière d’impression au sein de votre entreprise.

Lorsqu’on met en place une nouvelle politique d’impression, mieux vaut accompagner les utilisateurs sur ce nouveau chemin. Il faut les sensibiliser, les informer et les former, tout en évaluant leur satisfaction grâce à des enquêtes permettant d’établir des statistiques.

Réduction des coûts

Les économies sont-elles une priorité absolue, même sous peine de perdre en productivité ou en satisfaction des utilisateurs ? En période difficile, peut-être voudra-t-on interdire les impressions couleur, celle des e-mails, ou contraindre à n’en réaliser qu’en recto-verso. À moins de vouloir trouver un juste milieu entre productivité et économies et limiter l’impression couleur à certains utilisateurs, documents ou applications…

Sécurité des documents et des données

Les règles ne seront pas les mêmes en fonction de l’activité : certains secteurs sont plus sensibles que d’autres. Autre paramètre, l’usage des documents : une confidentialité accrue peut être exigée pour des fichiers imprimés par la direction générale ou un responsable des ressources humaines. Sans oublier la nécessité d’identifier les failles et d’installer des systèmes d’authentification sur le multifonction afin d’éviter des envois anonymes.

Impact environnemental

Au-delà des pratiques liées à la volumétrie, il y a la question de la consommation énergétique. À l’entreprise de définir si elle souhaite, par exemple, paramétrer les systèmes d’impression de façon à ce qu’ils s’éteignent automatiquement le soir et se rallument le matin. Autre facteur, les consommables. Les cartouches d’encre seront-elles remises dans un circuit de retraitement et de recyclage ? Et le copieur lui-même ?

Autant de réflexions à mener et de règles à établir dans le cadre de la mise en place d’une politique d’impression efficace. Reste à mesurer, grâce à des tableaux de bord, la réalité par rapport aux objectifs initiaux, dans une optique d’optimisation en fonction des évolutions des technologies, de l’entreprise et de ses utilisateurs.

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